РЕСТРУКТУРИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА
1. НАЗНАЧЕНИЕ
Настоящий документ является кратким описанием Проекта реструктуризации системы
управления и внедрения системы менеджмента качества в организации Заказчика
(далее – Проект). Настоящий документ определяет цель и задачи Проекта, подход
к его реализации и основные работы Проекта.
Проект может быть реализован как полностью, так и отдельными, логически неразделимыми
блоками.
Техническое задание на реализацию проекта может быть дополнено специальными
и отраслевыми требованиями (например, требованиями AS 9100 для продукции авиационного назначения и др.).
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Термин, сокращение Определение
Производство |
Деятельность предприятия (подразделений предприятия)
по оказанию услуг, производству работ |
Основное производство |
Производство товаров, услуг, работ для внешнего потребителя |
Вспомогательное производство |
Производство товаров, услуг, работ для внутреннего потребителя |
Технологическая структура |
Состав и взаимосвязи подразделений основного (основных)
производств предприятия |
Производственная структура |
Состав и взаимосвязи подразделений основного и вспомогательного
производств предприятия при производстве одного вида продукции (услуг,
работ) |
Хозяйственная структура |
Состав и взаимосвязи подразделений основных и вспомогательных
производств для всех видов выпускаемой продукции (услуг, работ) |
Структура управления |
Состав и взаимосвязи управленческих организационных единиц
предприятия |
Функциональная структура |
Схема структуры управления, отражающие функции управления
(не включает организационные единицы) |
Организационная структура |
Схема структуры управления, отражающая организационные
единицы предприятия, их соподчинение |
Система управления (система менеджмента) |
Система для разработки политики и целей и достижения
этих целей (ISO 9000:2015) |
Система менеджмента качества |
Система менеджмента для руководства и управления организацией
применительно к качеству ( ISO 9000:2015) |
Менеджмент целей |
Система постановки, методов достижения, анализа достижения
целям по уровням Компании |
Компания |
Организация Заказчика |
ФР |
Финансовый результат деятельности организационной единицы
или функционального подразделения |
В тексте использованы также термины и определения, приведенные в ГОСТ Р ИСО
9000-2015.
3. ЦЕЛЬ, ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И СФЕРА ДЕЙСТВИЯ ПРОЕКТА
Основная цель Проекта заключается в разработке механизма и путей реструктуризации
Компании, реализация которых должна привести к усилению конкурентоспособности
организации в целом, повышению управляемости ее бизнес-систем и созданию базы
для выработки обоснованных управленческих решений, связанных с повышением инвестиционной
привлекательностью Компании. Цели конкретизируются на этапе диагностики исходя
из потребностей Компании.
3.1. Основные задачи проекта
Основные задачи, решаемые в ходе проекта следующие:
- развитие регулярного менеджмента как во взаимодействии между подразделениями,
так и внутри подразделений;
- снижение основных рисков Компании;
- внедрение системы менеджмента качества в Компании;
- рационализация хозяйственной структуры Компании.
3.2. Роли участников Проекта в решении основных задач
При реализации Проекта предполагается организовать взаимодействие по трем
уровням:
- Высшее руководство Компании – определяет стратегические цели и критерии
их достижения;
- специалисты Компании – определяют и реализуют механизм достижения поставленных
целей;
- консультанты – формируют систему регулярного менеджмента, направленную
на реализацию разработанного механизма достижения целей, а так же систему
принятия решений, на основе принципов менеджмента качества и системы сбалансированных
показателей.
4. МЕТОДЫ РЕШЕНИЯ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ ПРОЕКТА.
4.1. Методы диагностики
Диагностика проводится на первой стадии реализации проекта. Используется
методология проведения аудита в соответствии с международным стандартом ISO
19011. В ходе аудита определяются следующие параметры:
- сложившаяся хозяйственная структура, включая:
- сложившуюся систему управления;
- систему административного управления;
- систему распределение ресурсов;
- систему планирования операционной деятельности;
- общая оценка организационного развития Компании.
По результатам аудита формируется окончательное техническое задание на Проект,
уточняются сроки и трудоемкость Проекта, определяется сферы ответственности
Исполнителя и Заказчика.
4.2. Методы решения задачи развития регулярного менеджмента в Компании
Задача развития регулярного менеджмента в Компании включает частные задачи:
- развитие стратегического планирования;
- развитие процессного управления;
- развитие методов управления проектами;
- развитие менеджмента целей (для подразделений и процессов);
- развитие методов управления качеством в подразделениях и процессах;
- развитие методов управления квалификацией и мотивацией персонала;
4.2.1. Методы развития стратегического планирования
Методы развития стратегического планирования предполагают использование следующей
последовательности:
- анкетирование Высшего руководства по направлениям развития бизнеса;
- разработка миссии Компании;
- формулировка сценариев развития экономики России и рынка по каждому из
направлений бизнеса;
проведение SWOT – анализа по направлению бизнеса и для Компании в целом;
- формирование концепции развития на 3-х (5-ти) летний период;
- формирование общих целей развития Компании и направления бизнеса (в измеримых
показателях);
- формирование системы сбалансированных показателей, позволяющих оперативно
отслеживать достижение поставленных целей.
4.2.2. Методы развития процессного управления
В ходе Проекта предполагается внедрять методы процессного управления в соответствии
с требованиями ISO 9001:2015 и рекомендациями ISO 9002:2016:
- определить процессы, их последовательность и взаимосвязь для рациональной
хозяйственной структуры;
- определить критерии результативности при выполнении процессов и управлении
ими;
- распределить ответственность, полномочия и ресурсы по процессам;
- разработать процедуры мониторинга процессов;
- разработать организационно-методические документы, фиксирующие изложенные
выше моменты.
Мероприятия, реализуемые в ходе Проекта позволяют наладить контроль и анализ
процессов со стороны Высшего руководства. При этом планируется:
- внедрить механизм регулярного внутреннего аудита подразделений, процессов,
системы менеджмента;
- внедрить механизм планирования и надзора за исполнением корректирующих
и предупреждающих действий в Компании в целом и по отдельным подразделениям
и процессам;
- внедрить механизм оперативной оценки подразделений и процессов Высшим
руководством на основе системы сбалансированных показателей.
4.2.3. Методы менеджмента целей
В рамках Проекта предполагается реализовать следующий алгоритм реализации
менеджмента целей в Компании:
- построение дерева целей по уровням управления в Компании;
- привязка к каждой из целей ресурсов, необходимых для ее достижения;
- определение для каждой из целей измеримого критерия (или группы критериев)
ее достижения;
- определение для каждого из критериев метода его измерения, периодичности
измерения, способа фиксации результата измерения, лица, ответственного за
измерение и фиксацию, адресата данных для последующего анализа;
- определение для каждой из целей методов ее достижения и конкретных мероприятий
(в том числе проектов развития), сроков реализации мероприятий, способов
оценки результативности мероприятий, подразделений и сотрудников, ответственных
за реализацию мероприятий;
- распределение каждой из целей по подразделениям и процессам, определение
исполнителей целей и «хозяев» необходимых для ее реализации ресурсов;
- создание для каждого из подразделений и процессов сводных карт по всем
целям, в реализации которых они участвуют; утверждение этих карт как приложений
к Положениям о подразделениях;
- регулярное измерение значений критериев достижения целей по каждому из
подразделений и процессов;
- анализ результатов измерения значений критериев со стороны соответствующего
руководства;
создание организационно-распорядительных документов по результатам анализа.
4.2.4. Система управления качеством
В ходе Проекта предполагается внедрить Систему управления качеством работ,
услуг, процессов в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 и рекомендациями
ISO 9002:2016
4.2.5. Система управления квалификацией и мотивацией персонала
В ходе Проекта должна быть построена система управления мотивацией сотрудников:
- разработана кадровая Политика Компании, определяющая основные принципы
работы с персоналом;
- исходя из зафиксированных в кадровой Политике принципов, разработана методика
анализа мотивации сотрудников и проведен анализ мотивации;
- разработана программа повышения уровня мотивации сотрудников, включающая
методы материального и нематериального стимулирования;
- разработана методика увязки принципов оплаты труда сотрудников с Системой
сбалансированных показателей и фактическими показателями их деятельности.
В ходе Проекта должна быть усовершенствована система управления квалификацией
сотрудников:
- исходя из роли сотрудников в процессах (на основе зафиксированного в организационно-методических
документах распределения ответственности и полномочий, определены требования
к квалификации сотрудников;
- разработана методика аттестации сотрудников, включая оценку их профессиональных
и личных качеств, на основе установленных требований к их квалификации и
проведена аттестация;
- разработаны планы повышения квалификации сотрудников;
- разработана методика оценки результативности повышения квалификации.
4.3. Методы решения задачи снижения основных рисков Компании
Задача снижения основных рисков Компании включает частные задачи:
- анализа рисков;
- внедрения методов разделения рисков и снижения рисков.
Предварительный анализ рисков проводится в ходе аудита Компании. При этом
определяются основные причины возникновения рисковых ситуаций, приближенно
оценивается вероятность угроз возникновения рисковых ситуаций.
В ходе Проекта предполагается:
- уточнить вероятность возникновения рисковых ситуаций методом экспертной
оценки;
- для рисковых ситуаций, в которых угроза возникновения оценена как высокая,
уточнить величину потенциального ущерба в денежном выражении;
- разработать план мероприятий по разделению рисков и снижению рисков для
обозначенных выше ситуаций;
- внести в организационно-методические документы карты процессов, разрабатываемые
в ходе Проекта, описание рисковых ситуаций и действий персонала в случае
их возникновения или высокой угрозы их возникновения.
4.4. Методы решения задачи рационализации хозяйственной структуры Компании
Методы решения задачи рационализации хозяйственной структуры Компании включают:
- уточнение степени рациональности существующей хозяйственной структуры;
- составление бизнес-планов подразделений;
- определение вариантов дальнейшего развития подразделений;
- сегментация деятельности подразделений;
- реинжиниринг процессов в подразделениях;
- формирование центров ответственности;
- проектирование рациональной хозяйственной структуры.
5. ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА ДЛЯ КОМПАНИИ
Ожидаемые результаты Проекта приведены в таблице ниже.
Результат выполнения Проекта Польза для компании
Развитие стратегического планирования |
Совместно с менеджментом целей создает возможность объективной
оценки деятельности, обеспечивает достижение бизнес-целей Компанией |
Формирование системы сбалансированных показателей,
позволяющих оперативно отслеживать достижение поставленных целей |
Использование критериев, позволяющих оценивать рациональность
деятельности объектов хозяйственной структуры.
Позволяет высшему руководству оперативно оценивать деятельность подразделений.
Позволяет построить эффективную систему мотивации сотрудников. |
Развитие процессного управления |
Обеспечивает для Руководства «прозрачность» деятельности
подразделений и сотрудников, для сотрудников – понимание, что и для кого
они делают |
Развитие менеджмента целей (для подразделений
и процессов) |
Совместно с планированием и учетом обеспечивает для Руководства
возможность объективно оценивать подразделения и сотрудников, а для сотрудников
- четкое понимание задач и критериев оценки их деятельности со стороны
Руководства |
Развитие методов управления качеством в подразделениях
и процессах |
Обеспечивает гарантии качества продуктов и услуг как
для внешних, так и для внутренних потребителей |
Развитие методов управления квалификацией
и мотивацией персонала |
Позволяет повысить качество и производительность труда
персонала |
Управление основными рисками Компании |
Позволяет уменьшить потенциальный ущерб от рисковых ситуаций |
Рационализация хозяйственной структуры Компании |
Создает основу для проектирования рациональной хозяйственной
(в том числе функциональную и организационную) структуры. Обеспечивает
достижение выработанных целей развития Компании |
6. СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
Первый этап проекта включает диагностику Компании и завершается разработкой
следующих документов: «Техническое задание на Проект», «Программа качества
Проекта», «План-график работ по Проекту».
Общий срок реализации проекта уточняется на этапе согласования и может составлять
от 9 до 18 месяцев. По результатам диагностики, в Плане-графике работ по Проекту
устанавливаются окончательные временные затраты на Проект.
7. РАЗВИТИЕ ПРОЕКТА
В развитие представленных выше работ предполагает инициализацию и запуск
следующих Проектов:
- внедрение информационной системы (для системы управления документооборотом
Компании);
- создание системы финансового управления (в области бюджетирования и планирования
финансового учета);
- разработка и внедрение пакета документов, регламентирующих деятельность
Компании в целом;
- формирование системы поддержки, подготовки, принятия, реализации и контроля
управленческих решений.
Для каждого из инициализируемых Проектов формируются самостоятельные документы:
«Техническое задание», «Программа качества», «План-график работ».